convencion geek costa rica

Reglamento de Participación para expositores y stands en Con-X: Convención Geek

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

  1. El presente Reglamento tiene por objeto fijar las normas de operación, funcionamiento y control del área de stands y expositores dentro del evento Con-X: Convención Geek, en adelante “el evento”, así como establecer las disposiciones para que cada expositor, pueda operar y realizar la promoción de sus bienes y/o servicios bajo lo establecido por Producciones Plus-Ultra de Costa Rica, S.A., y la regulaciones internas del Centro de Convenciones de Costa Rica, en adelante “el recinto”.
  2. Las disposiciones contenidas en el presente reglamento, son de observancia general y obligatoria para el comercio o negocio, grupo u organización, en adelante “el expositor”, sobre el cual recae la responsabilidad de aceptar el presente reglamento al momento de realizar la inscripción para exhibir promocionar o vender sus productos o servicios dentro del evento.
  3. Este reglamento es una obra originaria de Producciones Plus-Ultra de Costa Rica, S.A., en adelante “el productor”, por lo que cualquier reproducción parcial o total del mismo, será considerada como violación a los Derechos de Autor, y faculta a la organización a tomar las medidas legales pertinentes en contra de aquellos que transgredan la originalidad de las cláusulas aquí estipuladas.
  4. Para efectos del presente reglamento se entenderá por:
    1. Stand: el área espacial dentro del recinto, designada para cada expositor y el área exclusiva donde únicamente este podrá promocionar, vender y distribuir sus bienes o servicios. La unidad base para el tamaño de los stands es de 3×3 metros. El productor podrá asignar espacios con un mínimo de tamaño equivalente a 1/2 de la unidad base considerando la medida mayor, como el frente del stand. Solo en el caso de espacio para: artistas gráficos, cosplayers, youtuber, medios y similares, la unidad base será considerada con un área de 2×2.
    2. Acreditación de expositor: Acceso exclusivo para el expositor y su personal. Permite ingreso durante las horas de montaje y desmontaje. Los pases son limitados y cada expositor debe administrar su uso adecuado. Los pases de expositor no pueden ser vendidos y su uso no incluye los beneficios de las entradas o accesos generales.
    3. Menaje: Se refiere a todo mobiliario y equipo necesario para la exhibición de productos. En específico la mesas, sillas, displays, muebles o cualquier otro tipo de decoración. El productor no proveerá ningún tipo de menaje al expositor. El expositor será el responsable por el menaje y equipo especializado que requiera para la comercialización de sus bienes y/o servicios, adicionalmente deberá considerar el horario de montaje y desmontaje descrito en este reglamento.
    4. Restricción de ventas: Esta es una regulación aplicable solo para casos cuyo producto o servicio, compita directamente con los intereses del organizador, el recinto o patrocinadores del evento. Todo expositor será notificado al durante la negociación previa, si alguno de sus productos y/o servicios debe ser restringido.

CAPÍTULO II: DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL EVENTO

  1. Toda solicitud de espacio para la promoción de bienes y/o servicios deberán ser realizadas únicamente a través del formulario dispuesto en el sitio oficial del evento y que se encuentra disponible en la siguiente dirección web https://conx.fun/stands.
  2. El productor se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier solicitud presentada.
  3. La asignación del espacio es de uso exclusivo para el expositor inscrito y aceptado por el productor, queda totalmente prohibido el subarriendo, alquiler o compartir una parte del stand con otros expositores, marcas pertenecientes a terceros y/o terceros.
  4. Queda totalmente prohibido el empleo y/o el reclutamiento de menores de edad como parte del personal del expositor.
  5. El productor se compromete a designar y fabricar las acreditaciones de expositor para todo el personal del expositor, será responsabilidad del expositor dar al productor, en un periodo no menor a 15 días laborales antes del evento, los siguientes detalles de todo su personal:
    1. Nombre completo.
    2. Número de cédula.
    3. Foto tamaño pasaporte.
  6. Todos los stands tendrán acceso a conexión eléctrica, será responsabilidad del expositor velar por la seguridad de los equipos conectados al servicio eléctrico. El productor el stand requiere de algún servicio adicional, este deberá ser solicitado al organizador y en un periodo no menor a 15 laborales antes del evento.
  7. El productor podrá re-asignar el espacio del expositor, según las recomendaciones de las entidades de salud y/o el CCCR para el aprovechamento del espacio. El productor se compromete a comunicar con antelacion cualquier cambio necesario y asegurar al expositor una colocación con las mismas oportunidades de exposición de marca o mejor.

CAPÍTULO III: DEL INGRESO Y COMPORTAMIENTO DURANTE LAS TAREAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE

  1. Es responsabilidad del productor y el expositor conocer y seguir los lineamientos establecidos por el recinto, según el documento Cargue y Descargue de Mercancías, el cual se encuentra disponible en la sección de “Descargas” del sitio oficial del CCCR, o bien se puede descargar a través del siguiente enlace: https://costaricacc.com/wp-content/uploads/2018/07/Anexo3_CCCR_Cargue-y-Descargue-de-Mercancia_Preview.pdf
  2. Durante el montaje y desmontaje solo podrán ingresar personas con su acreditación. La acreditación deberá permanecer visible en todo momento durante el montaje, durante el evento y durante el desmontaje. Cualquier miembro del equipo o personal del expositor que no tenga su acreditación, no podrá acceder al recinto.
  3. El día del montaje será el día Sábado 4 de Mayo, por disposición del recinto, el horario establecido será desde las 8am hasta las 5:30pm. No será permitirá ninguna tarea de montaje fuera del horario establecido.
  4. Es importante considerar que el día 5 de Mayo no se permitirá ninguna tarea de montaje ni se permitirá el ingreso de mercadería.
  5. El desmontaje será el día Domingo 5 de Mayo. Por disposición del recinto, el horario establecido será desde las 7pm hasta las 12:00am. No se permitirá ninguna tarea de desmontaje fuera del horario establecido, luego de finalizado el horario de desmontaje, todo el equipo, decoración o material que sea ajeno al recinto será removido y enviado a destrucción.
  6. Todos los elementos decorativos y/o display, utilizados por el expositor, deberán ser autosostenidos, queda totalmente prohibido el uso de anclajes, amarres, perforaciones, pegamento o cualquier producto similar. No se podrá pegar ningún articulo sobre pisos, muros, plafones, columnas u otras instalaciones del recinto. El expositor acepta que en el caso de ocasionar algún daño al inmueble, podrá generar penalidades de especie o económicas de las cuales será responsable, eximiendo al organizador de cualquier responsabilidad, civil, penal o administrativa.
  7. El expositor adquiere el compromiso de mantener las instalaciones libres de cualquier tipo de basura, residuo o material ajeno al recinto o al evento. De producir cualquier material residual, deberá ser depositado en los basureros, o entregado a los encargados del área de stands. Antes de retirarse del recinto, el expositor deberá comprobar que su espacio de stand quede de la forma como les fue entregado. El expositor acepta que en el caso de dejar algún tipo de basura, o material residual, podrá generar penalidades de especie o económicas de las cuales será responsable.

CAPÍTULO IV: DEL INGRESO Y COMPORTAMIENTO DURANTE LA EJECUCIÓN DEL EVENTO.

  1. El ingreso al evento para expositores inicia desde las 8:00am y hasta las 9:30am. Luego de esa hora, toda la acreditación de expositor queda invalidada, y las personas demoradas deberán adquirir una entrada regular. De igual forma quienes no tengan su acreditación de expositor, no podrán acceder hasta adquirir una entrada general.
  2. Todos los expositores deberán estar listos a las 10:00am, hora oficial de la apertura del evento, después de la apertura no se permitirán la instalación de equipo, salvo en casos excepcionales que sean solicitados anteriormente a el organizador.
  3. El expositor y su personal, aceptan ser los únicos responsables por el uso adecuado de sus bienes y deberá velar por cada uno de estos en todo momento. El organizador ni el recinto tomarán responsabilidad alguna por las perdidas, robos o daños que sus productos o bienes personales puedan sufrir durante su estadía en el recinto o sus alrededores. En caso de accidentes o perjurios, se absuelve de todo tipo de responsabilidad civil, penal o administrativa al productor del evento.
  4. Todas las regulaciones de seguridad y prevención de incendios deben ser acatadas inmediatamente. El organizador cuenta con sus respectivas normas de seguridad, plan de emergencia y pólizas de riesgo respectivas, mismas que de ser necesario se harán de conocimiento público en el evento.
  5. Queda prohibido la promoción, exhibición o anuncio fuera del stand asignado.
  6. El expositor se compromete a regular el nivel de sonido que podrá ser utilizado dentro del stand. El organizador podrá regular el volumen del local que esté sobrepasando el nivel permitido.
  7. Queda completamente prohibido mover, armar, desarmar o modificar cualquiera de las partes del equipo en el stand. Para realizar algún cambio, este deberá ser solicitado únicamente al productor.
  8. Cualquier expositor que distribuya artículos que violeten las leyes de Derechos de Autor aceptan ser los únicos responsables por la distribución de estos productos. En caso de demandas legales o decomiso, el productor queda absuelto y exonerado de todo tipo de responsabilidad civil, penal o administrativa.
  9. Queda completamente prohibida la distribución, venta y propaganda de cualquier material o artículo político, erótico, pornográfico, con violencia gráfica o discriminación o racismo de cualquier tipo. El expositor acepta ser el único responsable de cualquier penalidad en respecto a este punto y absuelve de todo tipo de responsabilidad civil, penal o administrativa al productor. Adicionalmente el expositor acepta dar potestad al organizador de decomisar cualquier artículo que violente esta regulación, en cuyo caso, se reserva la organización la potestad de dar aviso a las autoridades pertinentes por la infracción en cuanto a la distribución de este material en violación al código penal y leyes conexas.

CAPÍTULO V: DE LAS VIOLACIONES AL PRESENTE REGLAMENTO.

  1. En caso de una violación a este reglamento, el expositor acepta que recibirá una única advertencia de tipo verbal, una segunda falta a este reglamento, ocasionará el cierre inmediato del stand. En el caso de incurrir múltiples veces, el expositor acepta que podrá ser expulsado del evento sin derecho a la compensación en especie o financiera.

18/02/2019

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